Polityka Prywatności

1. Postanowienia ogólne

1.1. Niniejsza Polityka Prywatności opisuje zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych przez Polska Logistyka, działającą w sektorze transportu i logistyki na terenie Rzeczypospolitej Polskiej.

1.2. Administratorem danych osobowych jest Polska Logistyka (dalej: „Administrator” lub „Spółka”).

1.3. Polityka została przygotowana zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO) oraz właściwymi przepisami prawa polskiego.

2. Zakres zastosowania

2.1. Polityka dotyczy danych osobowych:

• klientów i potencjalnych klientów,
• kontrahentów i ich przedstawicieli,
• kierowców i podwykonawców,
• użytkowników stron internetowych oraz formularzy kontaktowych,
• osób kontaktujących się z nami telefonicznie, mailowo lub w inny sposób.

2.2. Polityka ma zastosowanie do przetwarzania danych w związku ze świadczeniem usług transportu i logistyki na terenie Polski oraz za granicą, o ile odbywa się ono w związku z działalnością Polska Logistyka prowadzoną w Polsce.

3. Kategorie przetwarzanych danych

3.1. W zależności od celu, możemy przetwarzać w szczególności następujące kategorie danych:

• dane identyfikacyjne: imię, nazwisko, nazwa firmy, NIP, REGON, stanowisko,
• dane kontaktowe: adres zamieszkania lub siedziby, adres korespondencyjny, numer telefonu, adres e-mail,
• dane dotyczące realizacji umów: numery zamówień, dane dotyczące ładunków, dane o trasach, informacje o płatnościach i rozliczeniach,
• dane kierowców i osób uprawnionych do odbioru/ wydania towaru: imię, nazwisko, numer telefonu, numer rejestracyjny pojazdu i inne dane przekazane w związku z realizacją przewozu,
• dane związane z bezpieczeństwem i logistyką: dane z systemów telematycznych i GPS (jeżeli są stosowane), informacje o lokalizacji pojazdu, dane dotyczące zdarzeń na trasie,
• dane gromadzone przy korzystaniu ze stron internetowych: adres IP, identyfikatory plików cookies, dane o aktywności na stronie, dane podane w formularzach.

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

4.1. Realizacja umów i zleceń (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) Przetwarzamy dane osobowe w celu zawarcia, wykonywania i rozliczenia umów transportowych, logistycznych i pokrewnych, w tym:

• przygotowania oferty,
• przyjęcia i obsługi zleceń,
• organizacji przewozu i magazynowania,
• kontaktu operacyjnego (telefonicznego, mailowego itp.),
• obsługi reklamacji i roszczeń.

4.2. Wypełnianie obowiązków prawnych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) Dane są przetwarzane w celu wypełnienia obowiązków wynikających z przepisów prawa, w szczególności w zakresie:

• prawa podatkowego i rachunkowego,
• przepisów dotyczących transportu i dokumentacji przewozowej,
• przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy oraz przepisów branżowych.

4.3. Prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) Na tej podstawie możemy przetwarzać dane m.in. w celach:

• dochodzenia lub obrony przed roszczeniami,
• zapewnienia bezpieczeństwa osób, mienia i transportowanych ładunków,
• zarządzania relacjami z klientami i kontrahentami,
• prowadzenia analiz i statystyk dotyczących działalności,
• zapewnienia bezpieczeństwa teleinformatycznego,
• marketingu bezpośredniego własnych usług (z poszanowaniem przepisów o komunikacji elektronicznej).

4.4. Zgoda osoby, której dane dotyczą (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) W przypadkach, gdy prawo tego wymaga lub gdy nie znajduje zastosowania inna podstawa z RODO, możemy prosić o wyrażenie zgody, np. na przesyłanie informacji handlowych drogą elektroniczną. Zgoda może być w każdej chwili wycofana, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed jej wycofaniem.

5. Źródła pozyskiwania danych

5.1. Dane pozyskujemy przede wszystkim bezpośrednio od osób, których dane dotyczą, w szczególności podczas:

• zawierania umowy lub składania zapytania ofertowego,
• korespondencji mailowej lub telefonicznej,
• wypełniania formularzy na stronie internetowej.

5.2. W uzasadnionych przypadkach dane mogą pochodzić także od:

• kontrahentów (np. gdy zleceniodawca wskazuje osoby do kontaktu lub odbioru towaru),
• firm współpracujących (np. podwykonawcy, spedytorzy),
• publicznie dostępnych rejestrów (np. KRS, CEIDG), w zakresie dozwolonym przepisami prawa.

6. Odbiorcy danych

6.1. Dane osobowe mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców, wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji wskazanych celów:

• podwykonawcom i partnerom biznesowym (np. firmy transportowe, magazyny, spedytorzy),
• dostawcom usług IT, systemów telematycznych i serwisów wspierających zarządzanie logistyką,
• firmom księgowym, doradczym i prawnym,
• firmom ubezpieczeniowym i brokerom, w związku z zawieraniem lub wykonywaniem umów ubezpieczenia,
• operatorom płatności i bankom,
• firmom kurierskim i pocztowym,
• uprawnionym organom administracji publicznej, sądom i innym instytucjom, jeżeli wynika to z przepisów prawa.

6.2. Każdorazowo dbamy o to, aby odbiorcy danych stosowali odpowiednie środki ochrony danych osobowych.

7. Przekazywanie danych poza EOG

7.1. Co do zasady dane osobowe przetwarzane są na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG).

7.2. Jeżeli w związku z międzynarodowym charakterem usług transportowych i logistycznych dojdzie do konieczności przekazania danych poza EOG, odbywa się to wyłącznie w oparciu o odpowiednie zabezpieczenia przewidziane w RODO (np. standardowe klauzule umowne) oraz przy zapewnieniu odpowiedniego poziomu ochrony danych.

8. Okres przechowywania danych

8.1. Dane przechowujemy przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, z uwzględnieniem:

• okresu obowiązywania umowy i współpracy,
• okresów przedawnienia roszczeń wynikających z przepisów prawa (w tym prawa cywilnego, transportowego),
• okresów przechowywania dokumentacji rachunkowej i podatkowej określonych przez przepisy.

8.2. Dane przetwarzane na podstawie zgody będą przechowywane do czasu jej wycofania lub osiągnięcia celu, dla którego zostały zebrane, chyba że przepisy wymagają dłuższego okresu przechowywania.

9. Prawa osób, których dane dotyczą

9.1. Osobom, których dane przetwarzamy, przysługują następujące prawa:

• prawo dostępu do danych i uzyskania ich kopii,
• prawo sprostowania (poprawiania) danych,
• prawo usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) – w przypadkach przewidzianych w RODO,
• prawo ograniczenia przetwarzania danych,
• prawo przenoszenia danych – w zakresie przewidzianym w art. 20 RODO,
• prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora, w tym wobec marketingu bezpośredniego,
• prawo wycofania zgody w dowolnym momencie, jeżeli dane są przetwarzane na podstawie zgody.

9.2. W celu skorzystania z powyższych praw należy skierować żądanie do Administratora, korzystając z danych kontaktowych udostępnianych przez Spółkę (np. na stronie internetowej lub w korespondencji umownej).

9.3. Osobie, której dane dotyczą, przysługuje również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO), jeżeli uzna, że przetwarzanie jej danych narusza przepisy RODO.

10. Bezpieczeństwo danych

10.1. Polska Logistyka stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby zapewnić poziom bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku związanemu z przetwarzaniem danych osobowych, w szczególności:

• środki kontroli dostępu i uprawnień,
• zabezpieczenia systemów informatycznych,
• procedury tworzenia kopii zapasowych,
• szkolenia pracowników i współpracowników w zakresie ochrony danych osobowych.

10.2. Dane są przetwarzane w sposób zapewniający poufność, integralność i dostępność oraz odporność systemów i usług przetwarzania.

11. Pliki cookies i technologie śledzące

11.1. W przypadku korzystania ze stron internetowych Polska Logistyka możemy wykorzystywać pliki cookies i podobne technologie w celach:

• zapewnienia prawidłowego działania strony,
• dostosowania treści do preferencji użytkownika,
• prowadzenia statystyk i analiz sposobu korzystania ze strony,
• ewentualnego prowadzenia działań marketingowych.

11.2. Użytkownik może zarządzać plikami cookies poprzez ustawienia przeglądarki internetowej, w tym je blokować lub usuwać. Ograniczenie stosowania cookies może wpłynąć na niektóre funkcje strony.

12. Zmiany Polityki Prywatności

12.1. Niniejsza Polityka może być okresowo aktualizowana, w szczególności w przypadku zmian przepisów prawa, rozwoju usług lub zmian w zakresie stosowanych technologii.

12.2. Aktualna wersja Polityki jest udostępniana przez Polska Logistyka w sposób zwyczajowo przyjęty, np. na stronie internetowej Spółki lub w materiałach informacyjnych.

13. Kontakt

13.1. W sprawach związanych z ochroną danych osobowych, realizacją praw osób, których dane dotyczą, oraz w przypadku pytań dotyczących niniejszej Polityki, należy kontaktować się z Polska Logistyka, korzystając z danych kontaktowych wskazanych w aktualnych materiałach informacyjnych Spółki lub na jej stronie internetowej.